Hallo Uwe,
vorbehaltlich einer Antwort aus der Programmiererecke, drei Interimslösungen von mir:

1) Kundenordner

2) Nutzung des Dokumentenmanagementsystems ecoDMS. Mehr Infos zu seiner Nutzung im Fakturama-Kontext sind in Vorbereitung. Ich habe es aber noch nicht geschafft, alles zusammenzutragen. Dort sind viele verschiedene und anpassbare Klassifizierungen möglich, so dass man in einer Suche nach einer Kundennummer, Kundenname, Rechnungsnummer etc. alle zugehörigen Dokumente oder eben nur zugehörige Briefe erhält.

3) Eine Fakturama-Vorlage unter Briefe ablegen, die im Briefkopf alle Kundendaten (z.B. zugehörige Rechnungsnummer, Kundennummer etc. enthält, deren Textteil aber leer ist. Dann aus der Rechnung heraus den Brief generieren. Alle Kopfdaten werden gezogen und der Brief in LO geöffnet. Den Textteil ergänzen und dann über das verfügbare Plugin im ecoDMS speichern. Dabei wird automatisch ein PDF erzeugt, das dann per Mail verschickt, gedruckt etc. werden kann. Beim Einchecken werden dann auch die Metadaten erfasst, mit deren Hilfe es im DMS wiedergefunden werden kann. Ein Workflow zum GoBD-gerechten Archivieren aller Fakturama-Dokumente in einem Hintergrundprozess ist in Vorbereitung.
Alternativ kann der Brief auch im Kundenordner (siehe Punkt 1) abgelegt werden.

Soweit wie in Punkt 3 war ich auch schon, nur das mit dem Kundenordner kannte ich noch nicht. Es existiert ein Aktenplan, der Aufbau ist identisch mit der EDV Ablage. Ich dacht nur es wäre einfacher direkt aus Fakturama einen Brief oder Pflichtenheft zu schreiben. Insbesondere da die Pflichtenhefte zu den Angeboten / Aufträgen gehören. Wen da nicht das Problem mit dem Formatieren wäre 😉

LG Uwe

Das mit den Kundenordnern funktioniert leider nur unter Windows. Das Problem ist der nicht funktionierende Xulrunner bei der 1.6.9.

Für diejenigen, die nicht wissen wie ein Aktenplan aussieht bzw. was das ist 😉

Hallo Uwe,
ja, der Xulrunner!

Ich darf mal noch eine kleine Ergänzung zum Aktenplan machen: Die Forderungen der Steuerbehörden gehen dahin, dass alle Dokumente in dem Format archiviert werden müssen, in dem sie erstellt bzw. erhalten wurden. Wenn digital, dann eben kein Ausdruck und kein Aktenplan! Auch das Sammeln im Dateisystem gilt nicht als konforme Archivierung.

Allerdings bin ich strikter Gegner von Panikmache und weiß, dass Zumutbarkeit und Augenmaß eine wichtige Rolle bei den Behörden spielen. Allerdings ändert sich auch das Marktumfeld ständig und damit verschiebt sich auch die Zumutbarkeit. Es ist daher sicher nur eine Frage der Zeit, wann auch bei kleineren UN mehr darauf geachtet wird. Deshalb auch mein Hang zum Dokumentenmanagementsystem, das obendrein dem Nutzer schon ohne äußere Forderungen einen riesigen Mehrwert allein beim Wiederfinden von Dokumenten bietet.

Laut GoBD kann man Digital archivieren, nur muss das Original Schriftstück vorhanden sein. Deshalb sollte ein Aktenplan so angelegt werden, dass er möglichst identisch mit der EDV Ablage ist. Umgekehrt geht das auch nur muss ein Ausdruck als Kopie gekennzeichnet sein. Bei Thermoquittungen muss man sogar Digital archivieren, es braucht dafür laut GoBD kein Ausdruck gemacht werden.

Ich exportiere Belege von Fakturama nach EasyCash & Tax, von da die Umsatzsteuervoranmeldung zu Elster Formular 😉

LG Uwe

Das ist auch interessant. Kannst du mir den Workflow bitte genau beschreiben. Ich bin immer auf der Suche nach Integrationen von Fakturama in ein IT-Umfeld, sozusagen der Integrationsbeauftragte. 😉 Gern auch als PN.

Aus Fakturama als CSV exportieren, in EasyCash & Tax per CSV Importplugin durch einmaliges zuweisen der Werte importieren, das CSV Plugin merkt sich die Zuweisungen. Jetzt hast Du 2 Möglichkeiten, zum einen kannst Du per ElsterExport Plugin direkt an das Finanzamt senden, dafür brauchst Du aber eine Signaturdatei vom Finanzamt oder Du machst das per UVST Formular und trägst die Daten per Hand in Elster Formular ein. Alle Plugins findest Du auf der Seite von EasyCash & Tax.

EasyCash & Tax
Elster Formular

Danke. Was genau exportierst Du aus Fakturama? Direkt per CSV gibts da keine Umsätze.
Hintergrund meiner Frage: Wir arbeiten auch so, aber ich muss die erweiterte DB-Abfrage nutzen, um alle Infos zu bekommen, die ich in die Buchhaltung importieren kann.

Den Rest kann ich soweit nachvollziehen. Das funktioniert bei unserem Buchhaltungsprogramm auch so.

Kann EasyCash... die Belege (Rechnungs-PDFs) importieren/verwalten und gibt es einen OPOS-Abgleich, also ein zuverlässiger (teil)automatischer Abgleich importierter Umsätze mit vom Konto abgerufener Zahlungseingänge?

Mein Ziel ist es, nach und nach sinnvolle Workflows und Workarounds für Fakturama anzubieten, damit sich das neue Nutzer nicht komplett zusammenstricken müssen und "alte" Nutzer vielleicht hier und da inspiriert werden.

Ich experimentiere im Augenblick auch noch viel mit Fakturama herum. In die nähere Wahl sind dabei EasyCash & Tax, JES und Syntax. Die eierlegende Wollmilchsau habe ich noch nicht gefunden 😉

EasyCash kann die Rechnungs-PDFs nicht importieren, das kann bisher nur JES. Mit Syntax wäre bestimmt ein Konten abgleich möglich, weil es im Rahmen von Jamaica mit Hibiscus als Plugin läuft. Eine Automatisierung sollte auch möglich sein, muss man sich halt mal mit der SOAP, XMLRPC oder der API auseinander setzen. Hhabe zwar Informatik und BWL studiert, die Doppelte Buchhaltung würde ich mir aber gerne ersparen.

Jamaica, Syntax, Hibiscus, Hibiscus Server, weitere Plugins
JES (Java-EÜR)

Hallo Uwe,
danke erstmal. Das hilft weiter.
EasyCash schaue ich mir nochmal näher an. JES kenne ich schon und ist auch recht überschaubar. Hibiscus und SynTax hatten wir als Startversion, bevor wir dann doch zu unserer nicht ganz billigen jetzigen Lösung abgewandert sind. Allerdings brauchen wir dafür den Steuerberater auch nur für Steuertipps. Die Abschlüsse machen wir selbst.

Der Abgleich geht leider mit keinem der Programme. Auch SynTax baut nur auf den von Hibiscus abgerufenen Umsätzen auf. Ansonsten hat das Programm gar keinen "Buchungsimport".

Wir führen zwar die abgerufenen Zahlungseingänge mit den Umsätzen von Fakturama in einer Buchung zusammen, aber nur manuell, da unser Hersteller die Hürden für die Funktion des automatischen Abgleichs zu hoch gehängt hat und keine Fuzzy-Logic anbietet. Eben nur 100% Übereinstimmung oder manuell.

Jedenfalls danke. Wenn du, auch in Zukunft, noch Ideen dazu hast, bin ich dankbarer Ansprechpartner.

Hallo Steffen,

konnte es mir gerade nicht verkneifen. Mein Persönliches DMS 😉

Bild 1
Bild 2
Bild 3

Schönes Wochenende
LG Uwe

Alles okay

>:D<

Opelmitarbeiter?

😎

VG, Steffen

Das ist der neue Opel Ampera e.

Ich bin immer noch auf der suche nach einer Buchhaltungssoftware unter Linux. Hatte schon mal an GNU Cash gedacht, würde mich mittlerweile sogar damit anfreunden Doppelte Buchführung zu machen. Andernfalls müsste ich mich doch mal näher mit LOB befassen und was man damit noch aus Fakturama rausholen kann. Hibiscus basiert ja auch auf der HSQLDB bzw. kann auf MySQL laufen, da muss sich doch was machen lassen 😉

LG Uwe

Hallo Uwe,
da habe ich auch keine Idee. Zum einen nicht zu Linux (unser "Sage" gibt es nur für WIN), zum anderen nicht zu deinen buchhalterischen Erfordernissen. Allerdings scheinen laut einer einschlägigen Seite im Netz doch die meisten unter Linux GnuCash zu nutzen.

Andernfalls müsste ich mich doch mal näher mit LOB befassen und was man damit noch aus Fakturama rausholen kann.

Eigentlich alles und das auch recht schnell, wenn man sich vorher die vorhandenen Tabellen und deren Felder anschaut. Meine Frau hatte kürzlich auch den Wunsch, eine Portokostenaufstellung in Verbindung mit den Rechnungsnummern und getrennt nach Post/Hermes zu besitzen und simsalabim, schon kam die gute Fee und erfüllte ihr den Wunsch 🙂
Ist wirklich recht easy.

Das heraus aus F. ist auch nicht so das Problem, aber dann? F. dahingehend zu erweitern sprengt etwas den Rahmen der Möglichkeiten und alle andere Komplementärsoftware ist jeweils in der einen oder anderen Art "mangelhaft". Erst recht, wenn man die Attribute kostenlos, OpenSource und plattformübergreifend hinzufügt.
Deshalb hatte ich auch versprochen, mir bei Gelegenheit einmal EasyCash anzuschauen. Die kenne ich noch nicht.
Was spricht deinem Einsatzzweck nach gegen jesEÜR, wenn man nur eine EÜR bzw. USt.-VA machen muss?
Für das Absenden der USt.-VA könnte man das nehmen und die Einkommenssteuererklärung geht wohl mit Linux eh noch nicht elektronisch, oder?