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Topic starter
19. Juni 2013 05:55
Weiterentwicklungsvorschlag: Je nach Branche, die mit dem FAKTURAMA-Programm arbeitet, kann der Umfang der Kontakte sehr umfangreich oder recht übersichtlich sein. So ergibt sich bei einem regen Internethandel in kurzer Zeit ein recht großer Kundenkreis, wohingegen bei örtlich ansässigen Handwerks- und Dienstleistungsbetrieben der Kundenkreis relativ klein ist. Eine automatische Systematisierung der Kontakte kann nun die Verwaltung und Archivierung sowie die buchhalterische Bearbeitung aller geschäftlichen Vorgänge weiter vereinfachen ...
Dazu müsste die Systematisierung nach folgenden zwei Kriterien erfolgen:
1. ist es ein Kunde (Debitor) oder ein Lieferant (Kreditor)
2. über welchen Matchcode bzw. welche Anfangsbuchstaben seines (Nach-) Namens oder seiner Firmierung würde ich den Kunden oder Lieferanten suchen
Während dessen die Zuordnung einer (neuartigen) Kennung, ob die Kontaktdaten einen Kunden (Debitoren) oder Lieferanten (Kreditoren) betreffen, relativ einfach ist, bedarf die alphabetische Zuordnung des Namens bzw. der Firmierung einer besonderen Systematisierung. Hierfür bieten sich zwei Wege an:
a) der Kunden- bzw. Lieferanten-Nummer wird im Format (Präfix) ein adäquater Buchstabe mit vorangestellt
b) die Kunden- bzw. Lieferanten-Nummer selbst enthält in Anlehnung an einen einschlägigen Sachkontenplan (z.B. der DATEV) eine 2-stellige Ziffernfolge, die einer alphabetischen Zuordnung entspricht
Hierfür folgende Beispiele:
zu a) KD-M000735 => "KD-" steht für Kunde, Anfangsbuchstabe des Namens "M", laufende Nummer unter diesem Buchstaben "000735"
zu b) DE-1300017561 => "DE-" steht für Debitor (Kunde), erstes Ziffer "1" steht nach DATEV-Kontenplan SKR03 ebenfalls für Debitor (Anmerkung: das Format bzw. der Präfix "DE-" wird bei einer Datensatzübergabe an ein Buchhaltungssystem ignoriert), die 2. und 3. Ziffern "30" stehen für den Anfangsbuchstaben "T" (bei 11=A, 12=B, 13=C usw.) sowie die 4. bis 10. Ziffern der laufenden Nummer unter diesem Buchstaben (hier wäre es der 17561. Kunde eines Webshops). Die Ziffernfolge "00" bis "10" an der 2. und 3. Stelle sollten besonderen Kundenkreisen vorbehalten sein, wie z.B. "01" für Barverkaufskunden, deren Adressen nicht in den Kontaktdaten verwaltet werden sollen ...
Der Vorteil einer solchen Systematisierung liegt u.a. darin, dass die Belege bzw. ausgedruckten Dokumente für alle geschäftlichen Vorgänge in den Kunden- oder Lieferanten-Ordnern alphabetisch nach Namen abgelegt und auch noch nach Jahren schnell wiedergefunden werden können. Bekanntlich wird (von der Finanzverwaltung) vorgeschrieben, dass diese Vorgänge 10 Jahre lang zu archivieren sind. Somit also sind der Aktenplan und die Kontakt-Systematik im FAKTURAMA-Programm einander angeglichen ...
Im Fazit also schlage ich vor, in der Kontakt-Verwaltung ein zusätzliches Feld mit aufzunehmen, über das zunächst Kunden- und Lieferanten-Adressen auseinandergehalten (getrennt verwaltet) werden können, und weiterhin eine automatische alphabetisch orientiere Kunden- (Debitoren-) bzw. Lieferanten- (Kreditoren-) Nummer-Vergabe einzubauen, die sich nach den Anfangsbuchstaben des Namens oder der Firmierung richtet ...
Beste Grüße - Jörg
JöLi.
19. Juni 2013 10:47
Hallo Jörg,
ich für meinen Teil finde, dass nicht alle Informationen in die Kundennummer gepackt werden müssen.
Einen Prefix für Kunde/Lieferant ist ja noch ok, wobei das auch über die Kategorie in Kontakt->Sonstiges gelöst werden kann.
Aber dann noch Namensbestandteile oder Zahlweise mit aufzunehmen finde ich zu viel.
Dafür kann man dann vielleicht eine erweitere Export- oder Suchfunktion realisieren.
Dass das Finanzamt 10 Jahre Datenverwahrung vorschreibt ist jedem bekannt. Wie schnell Unterlagen zu finden sein sollen, ist aber nicht definiert. B)
In der Regel werden einzelne Belege bei einer Steuerprüfung angefordert.
Bei einem guten Archivierungskonzept ist das dann auch kein Problem.
Das es wohl für deine Vorschläge Anwendungsbeispiele gibt, will ich gar nicht bezweifeln.
Topic starter
20. Juni 2013 11:05
... ja, vielleicht gibt es noch bessere Lösungsvorschläge. Solche Lösungen gab es in dem sehr leistungsfähigen Fakturierungssystem BC>FAKTURA, dessen Entwicklung und Betreuung vor wenigen Jahren leider eingestellt wurde. Aber auch LEXWARE hält eine ähnliche Verfahrensweise vor, nämlich die Adressen-Sortierung nach Buchstaben. Ich habe festgestellt, dass unter dem Buchstaben "S" vergleichsweise immer sehr viele Namen geführt werden, und dann könnte mein Vorschlag ab einer gewissen Kontaktzahl zur Bremse werden. Mal schauen, was noch an Gegenvorschlägen reinkommt ... :)o
JöLi.