Moin, schwieriges Thema. Ich denke aber, wenn Du Deine Verfahrensdokumentation entsprechend schreibst und das DMS verwendest müßte es passen. Allerdings würde ich an Deiner Stelle da doch nochmal mit dem StB Deines Vertrauens drüberschauen...

Hi, danke für die schnelle Antwort, aber meine Frage zielt darauf ab OHNE DMS GoBD konform zu sein. LG

Sorry, da hatte ich Dich falsch verstanden. Ich denke, wenn Du die E-Mails rechtssicher ablegst, könnte es passen. Aber frag dazu einfach mal noch jemanden, der sich richtig damit auskennt. Ich habe da eher nur Grundkenntnisse.

@pozzo-balbi laut gobd müssen die Dokumente im Originalformat abgelegt werden. Wenn du, z.b. bei Facebook Werbung, die Rechnung direkt in der E-Mail bekommst, also ohne Anhang, musst du auch die E-Mail tatsächlich so archivieren. Spätestens da hast du wieder das erste Problem. Die klassischen E-Mail-Server sind oft nicht gobd konform. Hier könnte dir z.b. Eco mailz helfen. Das ist aber auch ein Produkt der bereits genannten Firma. Hängt das PDF an der E-Mail dran, muss das PDF gobd-konform gespeichert werden. Ohne Dokumentenmanagementsystem ist das praktisch nicht zu bewerkstelligen. ECO DMS muss man nicht benutzen. Es gibt auch alternative Möglichkeiten. Du kannst beispielsweise auch ELOoffice oder andere für kleine Budgets verwenden. Open-Source-Software gibt es dafür nicht. Ich hatte mich mit Ralf bereits vor einiger Zeit darüber unterhalten. Die gobd Konformität beruht auf einer Verschlüsselung. Diesen Schlüssel hat aber zumindest der Hersteller und seine Mitarbeiter. Spätestens an dieser Stelle ist das Produkt auch nicht mehr wirklich sicher. Bei Open Source Software liegt der Schlüssel völlig frei. Das geht auch technisch nicht anders. Da die gobd eine Verwaltungsvorschrift sind, hat man verschiedene Sachen auch nicht bis zum Ende gedacht. Das ist zum einen beabsichtigt, zum anderen auch völlig interpretierbar. Beispielsweise wusste der letzte Prüfer unserer Firma quasi gar nichts über seine Verwaltungsvorschrift. Es hat auch in der Tat noch gar nicht interessiert. Zugegebenermaßen war ich etwas enttäuscht, andererseits zeigt es auch die zurzeit noch geringe Bedeutung der gobd. Hier lässt auch die Finanzbehörde viel Spielraum, wenn man ihr bei der Steuerprüfung entsprechend helfen kann. Der Steuerprüfer ist auch nur ein Mensch, der gegebenenfalls wenig Arbeit möchte. Unterm Strich, ECO DMS ist nicht der goldene Weg, hilft aber im täglichen Leben für wenig Geld. Nein, wir bekommen kein Geld von dieser Firma für die öffentlichen Nennung. Ich habe aber auch noch kein brauchbares System gefunden, dass ich ruhigen Gewissens empfehlen könnte.

Ich bin als Österreicher über die GoBD und die Vorschriften in Deutschland zu wenig informiert, aber wie sieht es denn aus, wenn man die abgelegten Dateien irgendwie digital signiert?

Bei uns ist es so, dass digital signierte Dateien vorbehaltslos anerkannt werden.

Just my 2 cents

@microangelo im Zusammenhang mit den gobd bin ich auf die digitale Signatur Möglichkeit noch nicht gestoßen. Allerdings ist die digitale Signatur auch nur deine eigene Unterschrift, nur eben elektronisch. Ähnlich wie deine richtige Unterschrift stellt sie Echtheit und Urheberschaft eines Dokumentes sicher, dass du erstellt hast. Das heißt, für Ausgangsrechnungen möglicherweise verwendbar. Für Eingangsrechnungen wäre das im rechtlichen Sinne möglicherweise nicht anwendbar. Bei den gobd geht es auch im weitesten Sinne um eine Festschreibung der Dokumente. Wenn du über den Signaturschlüssel verfügst, kann davon Festschreibung auch keine Rede sein. Im Gegensatz zum Dokumentenmanagementsystem. Da verfügt ein anderer über den Schlüssel und in der Regel hast du keinen Zugang dazu. Was mir als Alternative heute noch eingefallen ist: viele Unternehmen haben Steuerberater, die wiederum verfügen über Software. DATEV und möglicherweise auch andere Software Ersteller verfügen über angeschlossene Cloud-Dienste. Bei DATEV ist die Cloud definitiv gobd-konform. Über das Produkt Unternehmen online können auch Eingangsrechnungen und andere Dokumente wird mit abgelegt werden. Das ersetzt ein eigenes Dokumentenmanagementsystem. Bei DATEV hätte ich überdies auch das Vertrauen, dass die Cloud gesichert ist. Respektiv meine Inhalte in dieser Cloud.

@Miracolitag 

Okay da geht Deutschland definitiv einen anderen Weg.

In Österreich müssen seit Jahren (gefühlt Jahrzehnten) elektronische Rechnungen digital signiert sein.
Anfangs war sogar eine qualifizierte Signatur notwendig, mittlerweile wurde das auf eine fortgeschrittene Signatur zurückgeschraubt.

Auch müssen Rechnungen an Bund, Länder, Gemeinden und andere öffentliche Träger seit einigen Jahren verpflichtend als XML-Rechnungen übertragen werden (und signiert sein). Dazu hat man natürlich - typisch österreichisch - ein eigenes Verfahren mit eigenem Standard entwickelt ? 

@microangelo offenbar braucht Deutschland die Mehreinnahmen aus Steuern nicht.
Bis jetzt gibt es in Deutschland ja auch keine registrierkassenpflicht. Auch eine Signatur von Rechnungen wäre sicherlich hilfreich, ganz zu schweigen von der Rechnung im XML-Format. Fakturama ist es ja die Zugferd-Lösung, die so etwas darstellt. Mit der oben genannten Verbindung ins Dokumentenmanagementsystem werden auch strukturierte Inhalte in platte PDFs verwandelt, um dann mit auslesen durch Masken wieder strukturiert zu werden. Völliger Nonsens, hier fehlen eindeutig Standards.

@Miracolitag 

Ja wie gesagt in Österreich wurde der sogenannte ebInterface - Standard [1] für XML-Rechnungen entwickelt. Ob dieser auf einer von der Union vorgegebenen Variante basiert weiss ich jetzt nicht.

Jedenfalls ist dieser Standard in Österreich für Rechnungslegungen an Bund, Länder, Gemeinden und Behörden verpflichtend.

LG
Jürgen

[1] https://www.ebinterface.at/