Nein, derzeit gibt es noch keinen vernünftigen Weg, die Rechnungen jahresweise zu gruppieren. Löschen ist aber eigentlich auch keine Lösung, zumal GOBD am Horizont winkt und sowas dann definitiv nicht mehr gehen darf.

komfortable Alternative: https://fakturama.atlassian.net/wiki/display/DOC/Erweiterte+Auswertungen+in+FAKTURAMA+mit+LO-Base

Vielen Dank für die Antworten!

@rheydenr: die GoBD ist doch seit 1.01.2015 in Kraft. Was das, imho, für uns bedeutet:

Entweder komplett alle Geschäftsprozesse in Fakturama abbilden
oder
ein DMS mit ins Boot nehmen und alle in Fakturama erstellten Belege dort einbinden.

So oder so, GoBD ist ein "pain in the a**", wenn nicht korrekt vorbereitet.

Hier würde ich gerne Erfahrungen austauschen:
Ein DMS ist grundsätzlich eine sehr feine Sache. Als Kandidaten kenne ich bis jetzt nur Elo Office, kostenfrei bei einem Umfang pro Archiv mit 200 Dokumenten, wobei insgesamt 4 Archive angelegt werden können. Die OpenSource Alternativen habe ich teils gesichtet, wie Argorum. Doch meine Suche ist noch nicht abgeschlossen.
Das beste, was ich derzeit an Elo Office kennen gelernt habe, ist der DocExtractor -> Scannen + OCR + Vollindex aus dem OCR was bei wiederholten "angelernten" Scans zu einer sich automatisch befüllenden Datenbank führt. Doch der DocExtractor kommt nur mit der Enterprise Version von Elo Office und braucht Zeit um seine "Scanlinge" kennenzulernen.
Der große Nachteil imho ist ein propietäres Datenbank Format, sprich, beginne ich einmal mit Elo Office, komme ich nur mit immensem Aufwand davon wieder weg.
Kennt jemand noch ein wirklich anwendbares DMS?

@Miracolitag: das schaue ich mir in den kommenden Tagen an.

Gruß
KJ

Hallo kammajaega,

sieh Dir doch mal ecoDMS an: http://www.ecoDMS.de. Läuft auf verschiedenen Plattfomen und hat viele Dinge mit an Bord.

dazu bastelt auch gerade jemand einen Connector, das könnte noch eine interessante Option werden.

Von mir mal eine kleine Zusammenfassung (ohne Werbeabsicht) zum bisher Geschehenen:

GoBD-Idee
href="https://www.fakturama.info/community/fakturama-2/plugin-programmieren/#post-14764">F-DMS-Plugin programmieren

F-DMS-Plugin Metadaten

Funktionierende F-DMS-Kopplung (Mir gelingt es damit, alle von F erzeugten, für uns relevanten PDF in einem Dunkelprozess im Hintergrund ohne Zutun zu archivieren.)

Meine kurze Meinung:
F. ohne "GoBD-Konformität" lassen, da das momentan in der vollen Ausprägung zu aufwändig wäre. Außerdem kommt man für Eingangrechnungen im PDF- oder Mailformat um ein DMS langfristig nicht herum. Weiter außerdem ist ein DMS auch ohne GoBD von nichtschätzbarem Wert (finde ich).

Ansonsten hinsichtlich GoBD die Kirche im Dorf lassen. In einer Diskussion zum Thema wurde zb darauf hingewiesen, dass Prüfer immer mit Augenmaß vorgehen. Dh., der kleine Handwerker ist nun mal kein DAX-Unternehmen. Wenn der allein schon guten Willen zeigt, ist das mehr, als der Prüfer erwarten kann 😉

DMS-Alternativen: Von den Open-Source-Lösungen schien Alfresco hinsichtlich der Fakturama-Zielgruppe von dem im Forum genannten noch das praktikabelste. Auch die CMIS-Schnittstelle befürworte ich sehr.
ecoDMS ist ohne diese Schnittstelle und proprietär, ist aber schnell produktiv einsetzbar.

Ansonsten freue ich mich über viele Alternativen und werde auch den Beitrag im SuPPort dahingehend weiter ausbauen, sobald es die CMIS-Schnittstelle und bewertbare Alternativen gibt.

Vielen Dank für die Antworten, besonders Miracolitags Ausführungen! herzlichen Dank!

ich kannte ecoDMS schon durch ihre website.
Gut gefällt mir auf Anhieb, das Thunderbird sowie LibreOffice unterstützt werden.
Hierdurch kann Fakturama ja nahtlos eingebunden werden ->
sobald der Rechnungsdruck in Fakturama vollzogen ist wird im LibreOffice nur noch auf den "ecoDMS" Button gedrückt, fertig. Hier habe ich keine Praxiserfahrung, jedoch wird dies so auf der ecoDMS Screenshot Seite demonstriert:

Dadurch muss nicht unbedingt an einer Import Funktion für Übergabeordner gearbeitet werden. Fakturama arbeitet dann als "reiner Rechnung/Dokumentenersteller".

Was haltet ihr von dem Lizenzmodell, bzw. der lifetime Updates?

IMHO muss das Produkt einmal gekauft werden (für eine Einzelplatz Lizenz) und anschließend "beladen" werden.

Ich werde nochmal EloOffice mit EcoDMS vergleichen.

Gruß
KJ

Hallo,
kleine Ergänzungen:

sobald der Rechnungsdruck in Fakturama vollzogen ist wird im LibreOffice nur noch auf den "ecoDMS" Button gedrückt, fertig.

Leider nein, denn die Inhalte des Dokuments (RE-Nr., RE-Datum...) sind nur "platter dummer" Text und können nicht automatisch ausgelesen werden, da sie schlicht nicht mitgegeben worden sind.
Wenn Du auf den Button "ecoDMS" drückst, öffnet sich ein Zuordnungsdialog, den Du bei jedem Dokument manuell bearbeiten muss. Deshalb der Übergabeordner. Für diesen Importweg kannst Du eine Zuordnungsvorlage definieren, die dann kommende Dokumente wirklich erkennt und aufgrund deiner Festlegungen auswertet. Dazu vllt. erst bei Interesse mehr.

Folgender genereller Unterschied:
1) normales PDF: alles platter dummer Text. Als optisches Dokument schön, auch maschinenlesbar, aber nicht unbedingt maschineninterpretierbar.

2) PDF mit XML: Im PDF liegt "versteckt" (aber auffindbar ;-)) eine xml-Datei. Beim Einlesen in eine Software wird nicht das PDF selbst gelesen, sondern die xml-Datei. Durch die Struktur weiß die Maschine sehr wohl, was die RE-Nr. ist und kann sie gezielt "behandeln". Das PDF wird nur abgespeichert, damit der Mensch etwas zum Angucken hat.

Variante 2 kommt beim ZUGFeRD-Standard zum Einsatz, wenn der Kunde die Rechnungs(daten!) in sein System importiert und offensichtlich auch beim CMIS-Standard, der für das DMS Alfresco und andere relevant ist. Das ist die sauberste Methode!

ecoDMS kann nur Variante 1. Die ist ggf. fehleranfällig, da die "Optik" des platten PDF maschinenlesbar verwertet werden muss.

Lizenzmodell:
1) Für viele geht auch die kostenfreie Version?
2) Hier ist das generelle Problem, dass gute Software erwartet wird, aber nichts kosten soll (Das ist keine versteckte Kritik, nur eine Beobachtung). Die Einzelplatzlizenz ist nicht unbedingt eine. Die Datenbasis kann auch zum Zugriff von anderen Rechnern freigegeben werden, aber eben nur immer einer gleichzeitig.
3) Ich lindere die Kosten, in dem uns eine Lizenz reicht und ich nicht jedes Update kaufe. Die gerade aktuelle Version lasse ich weg. Wenn das System in allen Punkten rund läuft, kümmere ich mich dann bei der nächsten Version wieder darum.

Ich werde nochmal EloOffice mit EcoDMS vergleichen.

#highly_interested

😉

Mal abgesehen von dem Übergabeordner. Wenn Du aus der Rechnung die aus Fakturama kommt ein PDF machst, für dieses dann in ecoDMS eine Vorlage erstelltst, wie die gewünschten Teststellen ausgelesen werden. Dann brauchst du in LO nur den ecoDMS Button drücken. Denn dann wird die LO-Datei mit den Inhalten archiviert UND es wird gleichzeitig ein PDF/A erstellt, das wiederum automatisch in ecoDMS erkannt und abgelegt werden kann. Das auch in einem automatischen Prozess ohne das der Anwender Hand anlegen muss.

Bei den Lizenzen, handelt es sich um Lizenzen, die den GLEICHZEITIGEN Zugriff auf den Dokumentenserver überwachen. Ich kann ecoDMS x-mal installieren, aber wenn ich nur 1 Lizenz habe, mich nur 1x anmelden.

@miracoltag: herzlichen Dank für die erneute ausführliche Nachricht!

> ecoDMS kann nur Variante 1. Die ist ggf.
> fehleranfällig, da die "Optik" des platten PDF
> maschinenlesbar verwertet werden muss.

ist das nicht schon ein KO Kriterium?
Auf der anderen Seite habe ich gelesen, dass ecoDMS OCR mit Tesseract umsetzt, was wohl, abgesehen von proprietären Lösungen wie Adobes Acrobat und Abbys Finereader gut laufen soll. Entscheidend ist hier die Scan Auflösung, die nicht unter 300 dpi sein sollte.
Meine ersten Versuche mit 200 dpi, bislang bei mir Standard für S/W Scans, brachten keine guten Ergebnisse, wohlgemerkt nicht innerhalb eines DMS sondern mit standalone tools.

> Lizenzmodell:
> 1) Für viele geht auch die kostenfreie Version?

EloOffice: bis zu 10 Nutzer, wobei das Archiv auf 200 Dokumente festgelegt ist pro Archiv bei insgesamt 4 Archiven.
EloOffice mit Lizenz kann dagegen 200.000 Dokumente je Archiv mit je 32 Unterarchiven.

> 2) Hier ist das generelle Problem, dass gute
> Software erwartet wird, aber nichts kosten soll
> (Das ist keine versteckte Kritik, nur eine
> Beobachtung). Die Einzelplatzlizenz ist nicht
> unbedingt eine. Die Datenbasis kann auch zum
> Zugriff von anderen Rechnern freigegeben werden,
> aber eben nur immer einer gleichzeitig.

Ich habe hier das Problem der Festlegung auf ein bestimmtes Produkt mit dem Hintergrund der möglichen Migrationsmöglichkeit. Deswegen habe ich bislang mit EloOffice gezögert. Sind die Daten einmal im System und gibt es den von der GoBD gewünschten unveränderlichen Zustand, fällt eine Migration ggf. schwer.

> 3) Ich lindere die Kosten, in dem uns eine Lizenz
> reicht und ich nicht jedes Update kaufe. Die
> gerade aktuelle Version lasse ich weg. Wenn das
> System in allen Punkten rund läuft, kümmere ich
> mich dann bei der nächsten Version wieder darum.

besonders bei Updates und sogenannten neuen Features sehe ich manchmal auch "Bananensoftware".

>
>

> Ich werde nochmal EloOffice mit EcoDMS
> vergleichen.
>

>
> #highly_interested
>
> 😉

bei allem, was ich bis jetzt kenne:
Elo ist seit Jahren dran am Papierlosen Büro.
f.y.i.: Elo steht für elektronischer Leitz Ordner. Alle Präsentationen, die ich bisher gesehen habe, waren sehr gut. Mich stört jedoch, und hier Punkten ecoDMS mit Tesseract (falls dies zuverlässig läuft) das OCR anscheinend nur über den sogen. DocExtractor läuft und dieses "Plugin" nur den Enterprise Versionen zugute kommt, welche im 4 stelligen Bereich beginnen.
edit: EloOffice kann wohl auch OCR mit dem sogen. "ELO OCR".
Zudem scheint ecoDMS Thunderbird zu unterstützen, was bei Elo nicht sorgfältig behandelt wird, also für mich eher ein Grund zu ecoDMS zu tendieren.

@tomate61: Danke!

Gruß
KJ

Hallo zusammen,

ein sehr wichtiges Kriterium zur Entscheidungsfindung eines DMS ist für mich die Unterstützung von Thunderbird und LibreOffice:

https://elooffice.elo.com/blog/makros/firefox-thunderbird-openoffice-aktualitaet-der-makros.html

Zitat Elo: Dazu bleibt festzustellen: Da diese Projekte aufgrund ihrer Open-Source-Struktur einem permanenten Wandel unterliegen, der z.T. auch interne Programmstrukturen betrifft, müssen wir jedesmal unsere Makros anpassen und deren Funktion testen – ohne ausreichende Qualitätssicherung ist die Gefahr von fehlerhaftem Verhalten bis hin zu Datenverlusten viel zu hoch, als daß wir dieses Risiko eingehen würden.

Das ist verständlich.

Habt ihr Erfahrungen in den vergangenen 2 Jahren mit Thunderbirds Upgrade Strategie sammeln können in Bezug auf ecoDMS? Wir sind ja recht schnell von Update zu Update gesprungen, innerhalb von 2 Jahren von Version 31 auf 45. Gab es hierbei Probleme mit dem ecoDMS Plugin?

Der Preis für ecoDMS ist sehr gut. Auch das Heise Forum ist begeistert.
Elo läuft nur auf Windows.
EcoDMS spricht Docker und Virtualisierung und läuft Plattform unabhängig.

Fragen zu EcoDMS:
.Kann ecoDMS Offline arbeiten oder muss ein Gateway definiert sein?

.Auf der ecoDMS website werden zertifizierte Scanner erwähnt. Muss es zertifizierte Hardware sein oder geht jeder x beliebige Scanner? Bei mir stehen Brother, Fujitsu und Sagem Dokumentenscanner. zudem noch ein portabler Handscanner. Besonders interessiert mich auch die Möglichkeit mit dem Handy und einer Scan App zu scannen und dann an ecoDMS zu versenden.

Ggf. eine Alternative: Argorum, Open Source
dieser Link führt direkt zu einem Pdf, dass die kostenlose core version mit der pro Version vergleicht:

http://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/457040/4840772f-949d-4e4d-9a80-098107aa33d1

wem das zu heikel ist:
auf dieser website ganz runterscrollen, dort ist das Dokument verlinkt:

http://mein-dms.agorum.com/dokumentenmanagement-produktuebersicht-agorum-core-mein-dms

als kurze Übersicht eignet sich die Preisliste:
http://mein-dms.agorum.com/pricing/agorum-core-preise-lizenzen-dms

Ich kenne Argorum schon eine Weile. Auf der einen Seite schön, dass es eine OpenSource CoreVersion gibt, auf der anderen Seite kostet die "revisionssichere" Variante ca. 400 EUR.

und abschliessend noch eine Frage:
habt ihr schon eine Verfahrensdoku?

https://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation

hier gibt es ein Muster:
http://www.awv-net.de/fachergebnisse/themenfokus5/musterverfahrensdoku/musterverfahrensdokumentation.html

das sind entspannte 50 Seiten!

Ach so, noch ein Hinweis: Alfresco ist wohl laut einem Forumsbeitrag offiziel nicht revisionssicher, habe dies jedoch nicht nachgelesen.

Schönen Feierabend und Gruß!
KJ

Erst einmal Hut ab! Interessante Zusammenstellung.

> ecoDMS kann nur Variante 1. Die ist ggf.
> fehleranfällig, da die "Optik" des platten PDF
> maschinenlesbar verwertet werden muss.

ist das nicht schon ein KO Kriterium?

Bei Fakturama nicht, da man ja hier Herr über das Design ist und entsprechend vorbeugen kann. Wenn etwas sinnvoll erkannt wird, erfolgt die Erkennung recht treffsicher. Ich habe nur ein generelles Problem mit Variante 1, da digitale Inhalte in Textform gegossen werden, um sie dann wieder zu erkennen und in digitale Inhalte zurückzuverwandeln. Im digitalen Zeitalter ein Schildbürgerstreich.

Sind die Daten einmal im System und gibt es den von der GoBD gewünschten unveränderlichen Zustand, fällt eine Migration ggf. schwer.

Halte ich generell für schwierig. Oder gibt es ein DMS-Austauschformat?

Ansonsten füllt ecoDMS recht gut die Marktnische des "DMS des kleinen Mannes", wobei ich ihm die Tendenz zum Mittelstand nicht abspreche. Es stehen aber eine schnelle und einfache Produktivsetzung im Mittelpunkt, während bei anderen Systemen eher von professioneller Systemintegration und Customizing ausgegangen wird. Das ist für die Umsetzung der GoBD vom kleinen Handwerksbetrieb einfach nicht zu verlangen.

Der Preis für ecoDMS ist sehr gut. Auch das Heise Forum ist begeistert.

Und auch die Fakturama-Konkurrenz, von der ich den Tipp hatte 😉

Scanner: Unser Brother war nicht erwähnt, ging aber auch. Eher wichtig, die TWAIN-Schnittstelle.

Agorum und elo Office schaue ich mir mal näher an, sobald Zeit ist.

Verfahrensdoku: Die fehlt mir noch, da ich sie ordentlich und auch für die interne Einarbeitung erstellen möchte.

Auch von der Bitkom findet man viel zum Thema GoBD und DMS. Ich hatte das YouTube-Video wohl schon in einem früheren Thread erwähnt.

Hallo!

ein kurzer Überblick der weitergehenden Recherche:

Ich habe einige DMS Systeme gesehen:

KordilDMS, OpenKM, KRYSTAL DMS, LetoDMS und dadurch dann bei SeedDMS gelandet ->
der Testkandidat fürs Wochenende. Ein OpenSource Projekt, wobei bei einem OSS Projekt die GoBD Zertifizierung vielleicht nicht gegeben ist, jedoch macht das System einen sehr performanten Eindruck.
DOCH
Kommt ein PDF mit Metadaten, werden diese komplett in einer Volltextsuche indexiert -> in der Demo Variante, die Online steht, konnte ich wirklich nach einem kleinen "Fitzchelchen" eines PDFs, einer Beschreibung in einer technischen Zeichnung, suchen und bin dabei auf das ursprüngliche PDF gekommen! Beeindruckend.
Interessant werden die Tests zu den Import Funktionen. Bilder, PDFs und Dokumente lassen sich via Browser uploaden. Weitere Schnittstellen kenne ich bislang nicht.
UND, das ganze Paket ist in 5MB geschnürt.

Um PlainPDFs und JPEGs mit Metadaten zu versehen und dann in lesbare PDFs zu exportieren gibt es ein Projekt namens Paperwork. Arbeitet mit Tesseract und erzeugt erstaunliche Ergbnisse!

Nuxeo: ein ECM welches ähnlich wie Dropbox arbeiten kann, auf den ersten Blick mit umfangreicheren Features, wie direktem bearbeiten von Dateien, Rechteverwaltung, Historie, wer wann was geändert hat etc. Ein Server dient als Datensilo, es gibt heterogene Desktop-Sync-Clients, mobile Clients, Windows Server, Linux Server, VMDK und VDI Images.
Es gibt ein Video auf der website, welches einen kleinen Einblick gibt.

Während der Recherche habe ich ein tolles Projekt gefunden: Filerun
Das ein filemanager/Mediathek so stylisch und schnell in einem Browser laufen kann ist erstaunlich!

Schönes Wochenende!
Gruß
KJ

So, ne Menge Arbeit 😉
Wie systematisieren wir jetzt das bisher Zusammengetragene, um es Anwendern "rüberzubringen"?

Ich habe mir mal kurz SeedDMS angeschaut, dank fertigem Musterlogin. Scheint intern vieles mitzubringen und verwendet Dokumentversionen. Was mir fehlt, sind die Schnittstellen. Habe nur den bewussten manuellen Upload bzw. Drag-and-Drop von Dokumenten gefunden. Es kann aber sein, dass ich in der Kürze einiges Übersehen habe. Wichtig wäre im Kontext FAKTURAMA: Wie kommen die Dokumente "automatisch" ins DMS?

Ansonsten gibt es keine GoBD-Zertifizierung. Die Konformität erklären wie bei der EC-Kennzeichnung die Hersteller einfach selbst. Und das ist zumindest bei den GoBD noch interpretierbar 😉
Wie die Datenbanken technisch revisionssicher gemacht werden, weiß ich nicht. Fakturama-Nutzer Chris hat anhand seiner Registrierkasse hier mal einen Erklärungsversuch gewagt.

Ansonsten könnte ich in Sachen DMS noch einen Aufruf zu gemachen Erfahrungen auf der Fakturama-Facebook-Fanpage starten, aber ich fürchte, da kommen noch nicht viele Rückläufer. Dazu ist das Thema für Otto Normalfakturierer noch zu jung. Aber ich wage es einmal.