Hi, ich finde den Ansatz gut. Das sollte man weiter verfolgen. Da müßten sich hier aber mal paar Experten äußern...

Das mit dem Experten wird schwierig. Für meine Firma lege ich die originalen Zugferd-PDF (jetzt noch pdf) im Jahresverzeichnis (ein Ordner2025) ab. Über die Rechnungsnummer findet man die Rechnung jederzeit wieder - selbst bei 1000 oder mehr Rechnungen.  Schlüssel zur Nummer ist die Warenwirtschaft. Auch in Fakturama kann ich nach der Rechnung suchen. Wofür eine weitere Datenbank, die gepflegt und gesichert werden muss.

Alle Rechnungsnummern erscheinen in der Regel mit einem Datum auf dem Kontoauszug inkl. Kundennamen.

Das gilt auch für bezahlte Rechnungen an Lieferanten.  Eindeutiger geht es für das Finanzamt doch nicht - oder?

Meine jetzige Wawi speichert alle Daten und Dokumente als Backup auf Knopfdruck. Das könnte stündlich passieren... wenn soviel Platz auf einem Datenträger vorhanden ist.

Zur Betriebsprüfung muss im Ernstfall die Warenwirtschaft mit abgegeben werden. Wer hat das als kleine Firma schon erlebt?

Zertifizierung und Signatur zur Rechnung. Das ist vollkommen übertrieben und ich warte ab, wo die Reise hingeht. Viele große Firmen verweigern Sich bis jetzt der E-Rechnung, oder können es zum 15.02.2025 noch nicht umsetzen.

Es ist wie immer die letzten Jahre, der Staat schaft Vorgaben, lässt die Regelungen der Umsetzungen schwammig und wage. Kommunen bitten um reine PDF Rechnungen,

da Zugferd und XML nicht eingelesen werden können. Selbst unser Finanzamt kann es heute noch nicht!

Fremde Datenträger einlesen - Risiko für Staatsrechner 😀 .

Ruhe bewahren, auch wenn die nächste Sau schon bereitsteht um durchs Dorf getrieben zu werden!

Viele Grüße

Guntram

Bisher habe ich die pdf Rechnungen auch nur in Ordnern abgelegt und dachte auch, dass das ausreicht. Jedoch habe ich hier im Forum einige Beiträge gelesen und auch im Internet Artikel gefunden, die aussagen, dass man zum Besipiel geschriebene Rechnungen an Unternehmen oder auch Rechnungen von Lieferanten, sowie Belege etc. im Zuge der Digitsalisierung nun alle auch in ein DMS zusätzlich einfügen muss. Wenn das nicht notwendig ist, dann bin ich sehr froh darüber, dass ich mir den Zusatzaufwand sparen kann. Kann hier jemand mitteilen was nun zukünftig gefordert ist? Muss man nun alles in einer Zusatzsoftware archivieren oder reicht es sich Ordnerstrukturen (Jahr/Monat) anzulegen und alle Dateien dort zu sichern?

Die Software, die ich angefangen habe zu entwickeln kann ZUGFeRD Rechnungen einlesen und in die Bestandteile splitten pdf + xml und auch die xml visualisieren. Ebenso kann man .eml oder .msg Dateien verarbeiten oder auch nur reine pdf oder reine xml. Um eine Rechnung oder Beleg schnell finden zu können gibt es die Rechnungsnummer, Zeiteingrenzung, und der Rechnungsbetrag und es könnten noch weitere Werte bei einer ZUGFErD Rechnung ausgelesen werden (wenn unbedingt notwendig). Die Frage ist nun, ob bei einer Betriebsprüfung man diese Dateien visualisieren können muss, wie es meine Software machen kann. Oder reicht einem Betriebsprüfer die pdf aus und er holt sich selbst die xml und visualisiert diese selbst. Also muss man die Belege auch visualisieren können bei einer Betriebsprüfung oder nicht? 

https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/inhalt.html

Hier steht im Text, dass nicht vorgeschieben werden kann, wie Du das sicherst, es muss nur:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (siehe unter 3.1),
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (siehe unter 3.2):

  Vollständigkeit (siehe unter 3.2.1),  Einzelaufzeichnungspflicht (siehe unter 3.2.1), Richtigkeit (siehe unter 3.2.2), zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (siehe unter 3.2.3), Ordnung (siehe unter 3.2.4), Unveränderbarkeit (siehe unter 3.2.5).

Jetzt konnte ich unter der Tabelle nicht weiter, also der Rest:

https://www.ihk.de/koeln/hauptnavigation/recht-steuern/recht/die-neue-erechnung-ab-2025-6260168

Meine Buchhaltung / Steuerberatung bucht bis Ende 2026 weiter auf Papier und Ordner für jeden Monat. Danach kann es möglich sein

-E-Rechnungen  hochzuladen und der Steuerberater verbucht elektronisch, dann liegen die Dokumente zusätzlich beim Steuerberater oder im Netz der

großen Datenfirmen.

Also, keine Lebenszeit in unwichtige Dinge verschwenden - es sei denn, Du buchst alles selber inkl. Abschlüsse beim Amt. Trotzdem würde ich auf konkrete Vorgaben vom Finanzamt warten. Rest ist Zeitverschwendung und Glücksritter zocken uns ab. Im Kundenkreis hat eine Firma 2900,00 Euro plus Steuer bezahlt, um jetzt XML und Zugferd öffnen und auslesen zu können, herzlichen Glückwunsch, dafür muss ich mehrere Wochen arbeiten.

VG Guntram