FAKTURAMA ist durch die Vorschläge und Hinweise der Anwender mehr oder weniger auch ein Gemeinschaftsprojekt, obgleich die Hauptlast durch das Entwicklerteam selbst getragen wird. Meine eigenen langjährigen Erfahrungen mit BC>SOFT-Systemen, mit LEXWARE und testweise mit diversen anderen Programmen möchte ich hier mit einbringen. Und darunter gibt es für mich das Thema "Automatische und systematische Vergabe von Kunden und Lieferanten-Nummern", das ich hiermit zur öffentlichen Diskussion stelle:

Die meisten Betriebe verwenden den DATEV-Kontenrahmen SKR-03, seltener den SKR-04, und danach gelten für sogenannte „Personen-Konten“ die folgenden 5-stellige Nummernkreise:

Kunden / Debitoren = 10000 – 69999
Lieferanten / Kreditoren = 70000 - 99999

Man kann den Kunden- bzw. Lieferanten-Nummern noch entsprechende Kürzel voransetzen, wie z.B. „KD-“ oder „DE-“ bzw. „LI-“ oder „KR-“, aber buchungstechnisch haben diese Kürzel keine Bedeutung, eher informativ ...

FAKTURAMA lässt weitaus größere Nummernkreise als die in den von der DATEV veröffentlichten Rahmen-Sachkontenplänen zu (hier sind diese nur 5-stellig möglich). Unter LEXWARE konnte ich Debitoren und Kreditoren sogar 6-stellig anlegen und verwalten, was zuweilen aber auch noch zu wenig sein könnte, wenn die Anzahl der zu bedienenden Kunden einfach zu groß ist (z.B. bei Energieversorgungs- und Telekommunikations-Unternehmen oder im Internet-Handel). Der Anwender muss schauen, dass er ein geeignetes FiBu-Programm findet, das zumindest in Bezug auf diese Nummernkreise mit FAKTURAMA mithalten kann ...

LEXWARE und diverse andere Fakturierungs-Systeme erlauben allerdings auch eine alphabetische Sortierung nach Personen- oder Firmennamen innerhalb der Nummerkreise, und das erleichtert die Ablage sowie Rekapitulation von Fakturierungs- und Buchhaltungsvorgängen ungemein. Diese Funktionalität sollte vorzugsweise in FAKTURAMA mit eingearbeitet werden, soweit Anwender darauf zurückgreifen möchten (wäre dann bedarfsweise unter "Einstellungen" freizuschalten) ...

Und es gilt hier nicht nur, den Kunden- oder Lieferantenstamm alphabetisch sortiert durchsuchen zu lassen, sondern bereits bei der Neuanlage Kunden- oder Lieferantennummern automatisch nach Alphabet zu vergeben. Aus der eigenen langjährigen Praxis schlage ich folgendes (sehr gut bewährtes) System vor:

Beispiel-1:
Es wird ein (anonymer) Barverkauf abgewickelt. Der Kundenbeleg ist dann eine Barverkaufsrechnung, sofern man über keine Barverkaufskasse bzw. ein Kassensystem verfügt. Die Kundennumer wäre dann ganz einfach 100000 = 1 für "Kunde/Debitor", 00 für „Barverkauf“ und 000 für "unsortiert".

Beispiel-2:
Ein Laufkunde namens "Riedel" benötigt ausnahmsweise einmal eine Rechnung mit seiner Privatanschrift: Im Adressfeld der Rechnung wird dann die komplette Adresse des Herrn Riedel eingetragen. Seine Kundennummer fällt dann mit der anderer Laufkunden, deren Namen mit "R" anfängt, zusammen und lautet: 128000 = 1 für "Kunde/Debitor", 28 für „R“ und 000 für "unsortiert".

Beispiel-3:
Der gewerbliche Kunde heißt „Möbelbau Müller GmbH“ und würde alphabetisch eindeutig unter „M“ für „Möbelbau“ oder „Müller“ angelegt werden (es muss innerbetrieblich festgelegt werden, wonach sich das richten soll). Zudem wäre er automatisch der 29. Kunde, da vor ihm bereits 28 Kunden unter „M“ verwaltet sind. Für diesen Neukunden ergibt sich folgende Kundennummer: 123029 = 1 für "Kunde/Debitor", 23 für „M“ und 029 als "29. Adresse unter M“.

Generell für alle Adress-Erfassungsmasken (sowohl unter Stammdaten als auch in den Dokumenten):
Vor der Neuanlage eines Kunden bzw. Lieferanten ist zu prüfen, ob es diesen im System bereits gibt. Damit werden spätere Doppel-Anlagen, Irrtümer und Verwechselungen vermieden. So sollten also bei der Neuanlage zunächst die ersten Buchstaben des Kundennamens eingegeben werden und FAKTURAMA alle jene Kontakte anzeigen, die unter diesem Matchcode bereits vorhanden sind. Trifft das nicht zu, sollte nach einer entsprechenden Rückversicherung durch das System (Frage an den Anwender) tatsächlich eine Neuanlage erfolgen ...